09.04.2020

Teams: kuinka käytät OneNote-muistiinpanojasi

Microsoft Teams on erinomainen väline tiimi- ja etätyöhön, mutta itse arvostan eniten sitä, kuinka se toimii henkilökohtaisena tietokeskuksena, joka kokoaa yhteen keskustelut, kalenterin, muistiinpanot, to-do-listat… Oikeastaan kaiken mitä päivän aikana tarvitsen. Tässä sellainen vinkki, jota olisin pari viikkoa sitten aloin opetella Teamsin käyttöä siirryttyäni tekemään pääsääntöisesti etätyötä.

OneNoten käyttö Teamsin kanssa

Teams tarjoaa muutenkin todella hyvät mahdollisuudet tiedon jakamiseen. Voitte palaveriin liittyen luoda oman wikin tai OneNote-muistiinpanoja suoraan palaverissa, sitä ennen tai sen jälkeen. Älä kuitenkaan käytä Teamsiin integroitua wikiä muistiinpanoja varten – käytä siihen OneNotea.

OneNote-integraatio toimii Teamsissä hyvin. Voit lisätä OneNote-muistikirjan chatin välilehdeksi (Tabs). Klikkaa chat-keskustelun ylälaidassa näkyvää plussa-kuvaketta.

Tämä avaa näkymän, jossa voit valita minkälaisen välilehden haluat keskusteluun lisätä.

Voit lisätä Officen tuttuja ohjelmistoja, mutta tarjolla on myös valtava määrä muita aputyökaluja. Näistä OneNote on paras tapa esittää materiaalia chat-keskustelussa. Sitä voi myös hyödyntää monella muulla tavalla: kullekin tiimille oma OneNote-muistikirja, asiakkaiden kanssa yhteisiä muistikirjoja, projektikohtaisia tai palaverikohtaisia muistikirjoja…

Tiedon jakaminen sähköpostilla OneNoteen

Tiedon jakamista ajatellen kätevä on myös ominaisuus, jonka avulla minkä tahansa Teams-viestin voi lähettää sähköpostilla eteenpäin. Vie hiiri Teams-keskustelussa olevan viestin päälle ja klikkaa kolmea pistettä. Avautuvasta valikosta valitse Share to Outlook. Teams avaa näkymän sähköpostin kirjoittamista varten. Se vastaa Outlookin näkymää ja voit valita vastaanottajan, antaa kuvaavan otsin ja lisätä myös muuta sisältöä mukaan sähköpostiin.

(Älä säikähdä, jos Otsikko-kohdassa tekstin kirjoittaminen toimii oudosti. Se on tiedetty bugi ja Microsoft korjaa sen todennäköisesti lähiaikoina.)

Suurimman hyödyn saat irti, jos konfiguroit OneNoten vastaanottamaan sähköpostia. Sivun https://www.onenote.com/emailtoonenote ohjeiden avulla voit muuttaa asetuksia niin, että kun lähetät sähköpostia osoitteeseen me@onenote.com, tallentuu se OneNote-muistikirjaasi. Näin viesti on siellä missä kaikki muutkin muistiinpanosi.

Bonus-vinkki: Jos tallennat tekstiä sisältävän kuvakaappauksen Teamsin omalla viestien tallennus -toiminnolla, et voi kohdistaa kuvakaappauksen sisältämään tekstiin hakuja. Lähetä kuva OneNoteen. OneNotessa kuvakaappauksen voi yksinkertaisella valinnalla muuttaa haettavaan muotoon, jolloin haku löytää myös kuvassa olevien sanojen perusteella haluamasi kohdan.

Lenni Laukkanen, Palvelujohtaja