09.04.2020

Teams: kuinka luot kokouksen suoraan chatista

Microsoft Teams on erinomainen väline tiimi- ja etätyöhön, mutta itse arvostan eniten sitä, kuinka se toimii henkilökohtaisena tietokeskuksena, joka kokoaa yhteen keskustelut, kalenterin, muistiinpanot, to-do-listat… Oikeastaan kaiken mitä päivän aikana tarvitsen. Tässä sellainen vinkki, jota olisin pari viikkoa sitten aloin opetella Teamsin käyttöä siirryttyäni tekemään pääsääntöisesti etätyötä.

Teams-kokouksen luominen suoraan chatistä

Ensimmäisenä vinkkinä nostan esiin Teamsin oman kalenteritoiminnallisuuden. Minä tein alussa niin, että käytin Outlookin kalenteria ja liityin sen kautta Teams-palavereihin mukaan tai suunnittelin niitä. Hypin Teams-kokouksen tai -chatin ja Outlookin väliä. Paljon kätevämpää on käyttää Teamsin omaa kalenteria.

Kalenteri löytyy vasemman laidan valikosta, jonka kautta avautuu näkymä kalenteriisi. Sen lisäksi on olemassa keino luoda nopeasti palavereja silloin, kun keskustellessasi kollegasi kanssa havaitsette tarpeen sellaiselle. Kun olet chat-keskustelussa, on alalaidan tekstikentän alapuolella kalenterikuvake.

Kalenterikuvaketta klikkaamalla aukeaa näkymä, jossa voit suunnitella Teams-kokouksen Outlookia vastaavassa näkymässä. Oletuksena osallistujina ovat chat-keskustelun osapuolet, mutta voit muuttaa osallistujia miten haluat.

Huomaa myös näkymän ylälaidassa Scheduling Assistant, joka vastaa Outlookin samaa toimintoa: voit etsiä kaikille osallistujille yhteisen vapaan ajan. Todella kätevä tapa hoitaa kalenterivaraus suoraan chat-keskustelusta ilman, että täytyy siirtyä toiseen softaan!

Teamsin oma kalenteri toimii erinomaisesti myös mobiilisti. Minulla on käytössäni kaksi puhelinta, Android ja iPhone, ja molemmissa Teamsin kalenterin on se, jota käytän ensisijaisena päivittäisenä “missä minun pitää milloinkin olla”-tietolähteenä. Sen kautta pystyn myös liittymään Teams-kokouksiin suoraan kännykällä ja sen bluetooth-kuulokkeilla. Erinomainen ominaisuus tien päällä (tai taukojumpatessa).

Bonus-vinkki: Teams sallii kokouksen chatin aloittamisen jo ennen kokouksen alkua siihen kutsuttujen kanssa. Näin voitte yhdessä keskustellen esimerkiksi valmistella kokouksen ennakkoon tai jakaa siihen liittyvää tietoa.

Lenni Laukkanen, Palvelujohtaja