27.04.2020

Teams: Kuinka lähetät viestin suoraan hakukentästä ja muita pikakomentoja

Teamsia ja Microsoftin muita  M365-ohjelmistoja käyttäessä tuntuu välillä siltä kuin olisi vasta rakenteilla olevassa kauppakeskuksessa, jossa osa liikkeitä on jo auki. Joidenkin kerrosten välillä liukuportaat eivät vielä toimi mutta hissi kulkee  Jossain liikkeet ovat auki, kun taas jossain toisaalla näyteikkunat vasta antavat kuvan tulevasta. Ohjelmistot kehittyvät ja saavat uusia ominaisuuksia jatkuvasti.

Välillä työmaan keskeltä löytää helmiä, pieniä keitaita jollaisia ei osannut odottaa. Teamsin hakukenttä on tällainen. Hakukentän kautta voit hakea henkilöitä, tiedostoja ja viestejä. Ja koska Teams-palaverit ovat aina myös keskusteluita, löydät nekin kätevästi ja pääset palaverien muistioihin käsiksi!

Edellisen lisäksi hakukenttään on rakennettu joukko pikakomentoja, joita kannattaa opetella käyttämään. Voit lähettää kentästä viestin haluamallesi henkilölle kirjoittamalla /chat ja halutun henkilön nimen ensimmäisiä kirjaimia kunnes kenttä ehdottaa oikeaa henkilöä. Tämän jälkeen paina ENTER, kirjoita viestisi ja paina ENTER. Viesti lähtee.

Jos sinulla ja kyseisellä henkilöllä on aiempaa keskusteluhistoriaa, lähettämäsi viesti ilmestyy sen jatkoksi. Muussa tapauksessa Teams luo uuden keskustelun teidän välillenne. Voitte jatkaa keskustelua Chat-välilehdellä.

Hakukentässä on viestin lähettämisen lisäksi valtava määrä muita pikakomentoja, jotka saat näkyviin kirjoittamalla hakukenttään kauttaviivan. Alla olevan kuvan mukainen lista voi näyttää sen verran pitkältä ja tekniseltä, ettei tee mieli edes opetella komentojen käyttöä.

Suosittelen kuitenkin chatin ja puhelun aloituksen lisäksi tekemään rutiinin komentojen /dnd ja /available käytöstä. Niiden avulla annat muille tietoa siitä, oletko tavoitettavissa ja niiden käyttö on superhelppoa verrattuna hiirellä graafisen käyttöliittymän kautta tapahtuvaan tilatiedon muuttamiseen. Käytännössä riittää, kun näppäilet /d ja painat ENTERiä – kaikki tietävät sinun olevan varattu. Sama toiseen suuntaan: kirjoitat /av ja painat ENTER. Helppoa ja hauskaa!

Kun muutama ensimmäinen hakukentän komento on tullut tutuksi, kokeile rohkeasti uusia. Alussa vaatii tietoista työtä käyttää niitä, mutta usko pois, se helpottaa sinun työtäsi.