Teams: Kuinka lähetät viestin suoraan hakukentästä ja muita pikakomentoja

Teamsia ja Microsoftin muita  M365-ohjelmistoja käyttäessä tuntuu välillä siltä kuin olisi vasta rakenteilla olevassa kauppakeskuksessa, jossa osa liikkeitä on jo auki. Joidenkin kerrosten välillä liukuportaat eivät vielä toimi mutta hissi kulkee  Jossain liikkeet ovat auki, kun taas jossain toisaalla näyteikkunat vasta antavat kuvan tulevasta. Ohjelmistot kehittyvät ja saavat uusia ominaisuuksia jatkuvasti.

Välillä työmaan keskeltä löytää helmiä, pieniä keitaita jollaisia ei osannut odottaa. Teamsin hakukenttä on tällainen. Hakukentän kautta voit hakea henkilöitä, tiedostoja ja viestejä. Ja koska Teams-palaverit ovat aina myös keskusteluita, löydät nekin kätevästi ja pääset palaverien muistioihin käsiksi!

Edellisen lisäksi hakukenttään on rakennettu joukko pikakomentoja, joita kannattaa opetella käyttämään. Voit lähettää kentästä viestin haluamallesi henkilölle kirjoittamalla /chat ja halutun henkilön nimen ensimmäisiä kirjaimia kunnes kenttä ehdottaa oikeaa henkilöä. Tämän jälkeen paina ENTER, kirjoita viestisi ja paina ENTER. Viesti lähtee.

Jos sinulla ja kyseisellä henkilöllä on aiempaa keskusteluhistoriaa, lähettämäsi viesti ilmestyy sen jatkoksi. Muussa tapauksessa Teams luo uuden keskustelun teidän välillenne. Voitte jatkaa keskustelua Chat-välilehdellä.

Hakukentässä on viestin lähettämisen lisäksi valtava määrä muita pikakomentoja, jotka saat näkyviin kirjoittamalla hakukenttään kauttaviivan. Alla olevan kuvan mukainen lista voi näyttää sen verran pitkältä ja tekniseltä, ettei tee mieli edes opetella komentojen käyttöä.

Suosittelen kuitenkin chatin ja puhelun aloituksen lisäksi tekemään rutiinin komentojen /dnd ja /available käytöstä. Niiden avulla annat muille tietoa siitä, oletko tavoitettavissa ja niiden käyttö on superhelppoa verrattuna hiirellä graafisen käyttöliittymän kautta tapahtuvaan tilatiedon muuttamiseen. Käytännössä riittää, kun näppäilet /d ja painat ENTERiä – kaikki tietävät sinun olevan varattu. Sama toiseen suuntaan: kirjoitat /av ja painat ENTER. Helppoa ja hauskaa!

Kun muutama ensimmäinen hakukentän komento on tullut tutuksi, kokeile rohkeasti uusia. Alussa vaatii tietoista työtä käyttää niitä, mutta usko pois, se helpottaa sinun työtäsi.

Teams: kuinka käytät OneNote-muistiinpanojasi

Microsoft Teams on erinomainen väline tiimi- ja etätyöhön, mutta itse arvostan eniten sitä, kuinka se toimii henkilökohtaisena tietokeskuksena, joka kokoaa yhteen keskustelut, kalenterin, muistiinpanot, to-do-listat… Oikeastaan kaiken mitä päivän aikana tarvitsen. Tässä sellainen vinkki, jota olisin pari viikkoa sitten aloin opetella Teamsin käyttöä siirryttyäni tekemään pääsääntöisesti etätyötä.

OneNoten käyttö Teamsin kanssa

Teams tarjoaa muutenkin todella hyvät mahdollisuudet tiedon jakamiseen. Voitte palaveriin liittyen luoda oman wikin tai OneNote-muistiinpanoja suoraan palaverissa, sitä ennen tai sen jälkeen. Älä kuitenkaan käytä Teamsiin integroitua wikiä muistiinpanoja varten – käytä siihen OneNotea.

OneNote-integraatio toimii Teamsissä hyvin. Voit lisätä OneNote-muistikirjan chatin välilehdeksi (Tabs). Klikkaa chat-keskustelun ylälaidassa näkyvää plussa-kuvaketta.

Tämä avaa näkymän, jossa voit valita minkälaisen välilehden haluat keskusteluun lisätä.

Voit lisätä Officen tuttuja ohjelmistoja, mutta tarjolla on myös valtava määrä muita aputyökaluja. Näistä OneNote on paras tapa esittää materiaalia chat-keskustelussa. Sitä voi myös hyödyntää monella muulla tavalla: kullekin tiimille oma OneNote-muistikirja, asiakkaiden kanssa yhteisiä muistikirjoja, projektikohtaisia tai palaverikohtaisia muistikirjoja…

Tiedon jakaminen sähköpostilla OneNoteen

Tiedon jakamista ajatellen kätevä on myös ominaisuus, jonka avulla minkä tahansa Teams-viestin voi lähettää sähköpostilla eteenpäin. Vie hiiri Teams-keskustelussa olevan viestin päälle ja klikkaa kolmea pistettä. Avautuvasta valikosta valitse Share to Outlook. Teams avaa näkymän sähköpostin kirjoittamista varten. Se vastaa Outlookin näkymää ja voit valita vastaanottajan, antaa kuvaavan otsin ja lisätä myös muuta sisältöä mukaan sähköpostiin.

(Älä säikähdä, jos Otsikko-kohdassa tekstin kirjoittaminen toimii oudosti. Se on tiedetty bugi ja Microsoft korjaa sen todennäköisesti lähiaikoina.)

Suurimman hyödyn saat irti, jos konfiguroit OneNoten vastaanottamaan sähköpostia. Sivun https://www.onenote.com/emailtoonenote ohjeiden avulla voit muuttaa asetuksia niin, että kun lähetät sähköpostia osoitteeseen me@onenote.com, tallentuu se OneNote-muistikirjaasi. Näin viesti on siellä missä kaikki muutkin muistiinpanosi.

Bonus-vinkki: Jos tallennat tekstiä sisältävän kuvakaappauksen Teamsin omalla viestien tallennus -toiminnolla, et voi kohdistaa kuvakaappauksen sisältämään tekstiin hakuja. Lähetä kuva OneNoteen. OneNotessa kuvakaappauksen voi yksinkertaisella valinnalla muuttaa haettavaan muotoon, jolloin haku löytää myös kuvassa olevien sanojen perusteella haluamasi kohdan.

Lenni Laukkanen, Palvelujohtaja

Teams: kuinka luot kokouksen suoraan chatista

Microsoft Teams on erinomainen väline tiimi- ja etätyöhön, mutta itse arvostan eniten sitä, kuinka se toimii henkilökohtaisena tietokeskuksena, joka kokoaa yhteen keskustelut, kalenterin, muistiinpanot, to-do-listat… Oikeastaan kaiken mitä päivän aikana tarvitsen. Tässä sellainen vinkki, jota olisin pari viikkoa sitten aloin opetella Teamsin käyttöä siirryttyäni tekemään pääsääntöisesti etätyötä.

Teams-kokouksen luominen suoraan chatistä

Ensimmäisenä vinkkinä nostan esiin Teamsin oman kalenteritoiminnallisuuden. Minä tein alussa niin, että käytin Outlookin kalenteria ja liityin sen kautta Teams-palavereihin mukaan tai suunnittelin niitä. Hypin Teams-kokouksen tai -chatin ja Outlookin väliä. Paljon kätevämpää on käyttää Teamsin omaa kalenteria.

Kalenteri löytyy vasemman laidan valikosta, jonka kautta avautuu näkymä kalenteriisi. Sen lisäksi on olemassa keino luoda nopeasti palavereja silloin, kun keskustellessasi kollegasi kanssa havaitsette tarpeen sellaiselle. Kun olet chat-keskustelussa, on alalaidan tekstikentän alapuolella kalenterikuvake.

Kalenterikuvaketta klikkaamalla aukeaa näkymä, jossa voit suunnitella Teams-kokouksen Outlookia vastaavassa näkymässä. Oletuksena osallistujina ovat chat-keskustelun osapuolet, mutta voit muuttaa osallistujia miten haluat.

Huomaa myös näkymän ylälaidassa Scheduling Assistant, joka vastaa Outlookin samaa toimintoa: voit etsiä kaikille osallistujille yhteisen vapaan ajan. Todella kätevä tapa hoitaa kalenterivaraus suoraan chat-keskustelusta ilman, että täytyy siirtyä toiseen softaan!

Teamsin oma kalenteri toimii erinomaisesti myös mobiilisti. Minulla on käytössäni kaksi puhelinta, Android ja iPhone, ja molemmissa Teamsin kalenterin on se, jota käytän ensisijaisena päivittäisenä “missä minun pitää milloinkin olla”-tietolähteenä. Sen kautta pystyn myös liittymään Teams-kokouksiin suoraan kännykällä ja sen bluetooth-kuulokkeilla. Erinomainen ominaisuus tien päällä (tai taukojumpatessa).

Bonus-vinkki: Teams sallii kokouksen chatin aloittamisen jo ennen kokouksen alkua siihen kutsuttujen kanssa. Näin voitte yhdessä keskustellen esimerkiksi valmistella kokouksen ennakkoon tai jakaa siihen liittyvää tietoa.

Lenni Laukkanen, Palvelujohtaja

Otaverkon Service Desk esittäytyy

Otaverkon Service Desk palvelee noin kahtasataa Otaverkon asiakasta, joiden sopimukseen sisältyy Otaverkon tekninen tuki. Suurin työpanos kuluu mikrotukiasiakkaiden käyttäjien neuvomiseen ja auttamiseen vaihtelevissa ja haastavissa tilanteissa. Service Deskin asiantuntijat ovat kokeneita, pidempään alalla olleita asiantuntijoita, jotka teknisen tietotaidon lisäksi osaavat kohdata loppukäyttäjät sellaisella empaattisella, inhimillisellä tasolla, johon harva kykenee. Continue reading Otaverkon Service Desk esittäytyy

Tietoturvan tilannekuva Otaverkon palveluiden avulla

Muutamia vuosia sitten ilmeni tapaus, jossa Suomen Ulkoministeriön verkkoon oli ujutettu kehittynyt haittaohjelma, jonka tarkoituksena oli toimia pitkään ja vakoilla verkossa tapahtuvaa liikennöintiä. Tällaisia haittaohjelmia on vaikea havaita virustorjuntaohjelmilla, mutta voisiko sellaisen havaita saamalla tilannekuvan mitä verkossasi tapahtuu?
Tällaisten hyökkäysten estämisessä ensimmäinen askel on perusasioiden saattaminen kuntoon eli verkkoon liitettyjen laitteiden käyttöjärjestelmien ja sovellusten tietoturvapäivitysten tulee olla ajan tasalla. Otaverkko Tutka -palvelun avulla saadaan kartoitettua verkkoon liitettyjen laitteiden tietoturvan kokonaistilanne ja luodaan suunnitelma toimenpiteistä, joilla mahdolliset havaitut puutteet korjataan. Continue reading Tietoturvan tilannekuva Otaverkon palveluiden avulla